Санкт-Петербург, ул. Мгинская., д. 7

Автоматизация учета

В этой статье мы постараемся раскрыть преимущества и затраты на автоматизацию учета розничных продаж. Надеемся, что информация окажется полезной для товароведов и предпринимателей, которые и, собственно, платят за оборудование и услуги, необходимые для внедрения учета. Мы постараемся не употреблять в статье абстрактных терминов, типа: ценообразование, front, back, которые непонятны и неинтересны неподготовленному человеку. Мы так же не будем специально перечислять характеристики всевозможного торговое оборудования. Для простоты изложения постараемся приводить конкретные распространенные примеры.

Сначала разберемся, какие основные функции автоматизированного учета. Допустим, для магазина или сети магазинов. Это могут быть магазины продуктов, запчастей, сувениры лекарства, стройматериалы. Цель учета:

  • учет поступающего товара по ценам и контрагентам
  • учет продаваемого товара по торговым точкам.

Это основные цели. Есть еще масса сопутствующих преимуществ. Это печать штрих-этикеток и ценников, скидки, наценки и переоценки, загрузка весов с печатью штрих-этикеток, формирование дополнительной отчетности…

Теперь вопрос: какую выгоду дает автоматизация торговому предприятию? Ведь работали раньше без всякой автоматизации. Для любой коммерческой фирмы первая цель – это получение прибыли. И, в общем, предполагается, что после введения автоматизированного учета прибыль должна увеличиться. Почему это произойдет?

  1. Теперь в любой момент можно посмотреть проданный товар за любой период. Например, за последнюю смену. Это значит, что можно сориентироваться на закупку наиболее «ходового» товара и не покупать лишнего.
  2. Автоматическая регистрация покупок значительно уменьшает возможность кражи товара работниками магазина.
  3. Можно реже делать или не делать вообще инвентаризацию. Инвентаризация - это подсчет непроданного товара с целью узнать, сколько продано. Это уменьшает трудозатраты.
  4. Увеличивается проходимость на кассе, т.е. можно обслужить большее количество покупателей, следовательно, продать больше товара.

Ну вот, теперь понятно, какие достоинства несет автоматизированный учет. Только не во всех случаях это необходимо. Дело в том, что эти достоинства очень сильно зависят от товарооборота и количества магазинов в сети. Если фирма, допустим, продает автомобили, по одной штуке в день, то вряд ли кассиру нужен сканер и автоматический подсчет сдачи. А вот если у вас достаточно много номенклатурных позиций, много поставщиков и много розничных продаж, то следует подумать о выборе товароучетных программ.

Допустим, у вас назрела мысль о необходимости автоматизированного учета. Но пока не понятно с чего начать, что закупать в первую очередь, кто этим будет заниматься? Здесь возможны следующие варианты, расположим их в порядке уменьшения затрат.

  1. Вы обращаетесь за услугами в специализированную фирму. В данной фирме вам предложат различные варианты (может, не все возможные). После того, как вы выберите понравившееся вам предложение, вам установят необходимое оборудование, программы и проведут обучение. Для продолжения поддержки вы можете заключить с фирмой договор на обслуживание и поддержку системы.
  2. Оформить к себе на постоянную работу толкового работника, который знаком с такой работой или разберется за некоторое время. Обычно такие работники совмещают это с другой деятельностью в фирме, например такой как реклама, работа с поставщиками…
  3. Разобраться самому в некоторых тонкостях учета.

Последние два варианта могут быть в десятки раз дешевле первого по денежным затратам. Третий вариант наиболее трудоемкий. Но зато, потратив некоторое количество времени и внедрив у себя учет самостоятельно, вы можете легко менять и расширять структуру ваших торговых точек. Надеемся, что данный материал поможет вам в этом.

 

Итак, решение принято – автоматизироваться. С чего начать? Начать нужно с выбора и изучения товароучетной программы. Эта программа централизованно хранит все данные учета.

Вторая программа, которая может понадобиться для организации учета – эта программа Автоматизированное Рабочие Место (АРМ) Кассира. АРМ Кассира совсем не обязательная программа для учета, и кассир может обойтись и без нее, и регистрировать продажи на простой кассе.

В ряде случаев целесообразнее сделать подключение кассового аппарата (чаще это ФР) непосредственно к товароучетной программе. В этом случае товароучетная программа частично выполняет функции программы АРМ Кассира.

Итак. Для учета необходима складская учетная программа. Что касается связи этой программы с кассовым местом, здесь может быть три варианта.

  1. Автономная касса (или вообще без кассы). Связи с товароучетом нет. Информация передается на бумажном носителе.
  2. Использование специализированной программы АРМ кассира. Связь с товароучетом по локальной сети, по Интернету (электронной почте), или на переносных носителях («флешках»).
  3. Кассовый аппарат подсоединен непосредственно к товароучету. Товароучет частично выполняет функции АРМ кассира. Используется доступ напрямую к БД товароучета.

 

Для всех трех случаях кассир должен передавать в товароучетную программу данные о том, чего и сколько продано, по какой цене.

Большинство торговых фирм для складского учета используют программы на базе «1С:Предприятие». Существует также масса других складских программ, которые могут быть приемлемы и тоже используются в учете. Основное их преимущество перед 1С:

  • Небольшая цена
  • Простота в настройке и использовании.

Бывают так же «суррогатные» программы-комплексы, которые сочетают в себе функции товароучета и АРМ кассира.

Попробуем перечислить основные правила, которыми надо руководствоваться при выборе складской программы.

  1. Программа должна выполнять основные складские функции.
    • Учет принимаемого и продаваемого товара по складам и контрагентам.
    • Переоценка товара.
    • Проведение инвентаризации.
    • Формирование настраиваемой отчетности.

  2. Наличие тех. поддержки и обновлений.
  3. Возможность самостоятельно изменять функциональность и структуру БД программы.
  4. Возможность вывода на печать документов, штрих-этикеток, ценников…
  5. Возможность самостоятельного редактирования печатных форм документов.
  6. Возможность подключения торгового оборудования, такого как сканер штрих-кодов, ФР, весы с печатью штрих-этикеток...
  7. Возможность стыковки с программой «Рабочее Место Кассира»
  8. Наличие специалистов, способных обслуживать данную программу.
  9. Наличие информации о работе программы в Интернете. Это различные статьи, примеры использования, форумы.

 

Есть масса фирм, которые разрабатывают программные решения для учета на базе «1С:Предприятия». Здесь следует пояснить, что это значит. «1С:Предприятие» не является просто готовой программой для учета. Это очень гибкая и настраиваемая система, которая состоит из платформы и конфигурации. Чаще всего при приобретении «1С» покупатель получает «1С:Платформу» и т.н. типовую конфигурацию к платформе. Конфигурация не может работать без платформы. Конфигурация может быть запрограммирована на решения любых (чаще всего экономических) задач. Наиболее частый случай типовых конфигураций - это конфигурации для бухгалтерского и складского учета.

Бывают такие случаи, что у фирмы «1С» вообще нет типового решения для какой-то отрасли, в этом случае рекомендуется воспользоваться другими конфигурациями разработнными на базе «1С:Предриятие». Но это тоже вопрос решаемый. Есть множество фирм, которые самостоятельно разрабатывают свои конфигурации «с нуля» или очень сильно изменяют типовые. Это так называемые отраслевые решения, которые оптимизированы для определенных отраслей, например, для аптек, для розницы, для общепита, для обувного магазина и пр. Достоинство их в том, что там нет «лишней» функциональности, поэтому они проще в настройке и использовании. Но есть и недостатки, вот они:

  1. Вам все равно придется сначала купить отдельно 1С:Платформу с одной из типовых конфигураций и потом отдельно отраслевую конфигурацию.
  2. Обычно авторы таких решений не дают свои конфигурации на тестирование и изучение. Скорее всего, для тестирования вам предложат приобрести т.н. NFR-версию программы (не для распространения) или вам придется смотреть рекламные описания и презентации. Вы можете также получить информацию о работе программы, изучив отзывы обладателей этих программ.

Наверх

Обратная связь

Имя:


Телефон:


E-Mail:


Текст сообщения: