Санкт-Петербург, ул. Мгинская., д. 7

Пример ведения учёта в 1С

этой статье мы наглядно покажем на конкретном примере как вести учет розничных продаж, используя типовую конфигурацию «1С:Торговля+Склад» (ТиС) версии 7.7. В этом примере мы продемонстрируем, какое большое значение в учете играет складская программа. Проделав этот пример самостоятельно, и потратив всего 1-2 дня, вы разберетесь в работе программы и сможете легко адаптировать данный пример для учета в своей фирме. Этим самым сэкономите достаточно большое количество денег и нервных потрясений при обращении за помощью к сторонним специалистам.


Исходные данные примера следующие. Есть торговая сеть из офиса и двух магазинов. Надо автоматизировать учет поступления товара от поставщиков. Распределить товар по магазинам. После продажи товаров через магазины получить отчеты о продажах и прибыли.

Установка конфигурации

 

Установка.

Создаем на диске пустой каталог, в котором будет находиться наша рабочая конфигурация. Например, «D:\PrimerUcheta»

Берем дистрибутив конфигурации, запускаем установку. Процесс установки очень простой. В каталог установки инсталлятор скопирует две папки с конфигурациями с именами «DB» и «DemoDB» - это рабочая и демо-конфигурация. Демонстрационная конфигурация нас не интересует, для нашего примера мы будем использовать рабочую (не заполненную) конфигурацию. Копируем содержимое каталога DB в наш пустой каталог с примером «D:\PrimerUcheta»

Запускаем «1С», в окне выбора конфигурации нажимаем кнопку «Добавить», регистрируем новую информационную базу (ИБ) «D:\PrimerUcheta»

 

Запускаем наш пример. В окне выбора пользователя выбираем «Администратор».

При первом запуске конфигурации появится предложение «Произвести первоначальное заполнение ИБ?». Нажимаем «Да».

Затем появиться пошаговый «Помощник начала работы», нажимаем кнопку далее.

Шаг 1. «Базовые валюты учета».

Валюта управленческого учета – руб.

Валюта бухгалтерского учета – руб.

Шаг 2.

Контроль остатков – «По фирме»

Розничный тип цен – «Розничные»

Шаг 3. «Дополнительные настройки»

Показать артикул ТМЦ - «Нет»

Разрешить проводить документы будущей датой – «Нет»

Шаг 4. «Дополнительные настройки»

Единица веса: «кг»

Префикс ИБ: не заполнено

Шаг 5. «Свойства»

Свойства номенклатуры: «Основное свойство»

Свойства контрагентов: «Основное свойство»

Шаг 6. «Данные о юридическом лице фирмы»

Наименование юридического лица: «Наша фирма»

Остальные поля не заполнять

Шаг 7. «Дополнительные данные о юр. лице фирмы»

Оставить как есть, нажать «Далее»

Шаг 8. «Коды юр. лица фирмы»

Оставить как есть, нажать «Далее»

Шаг 9. «Учетная политика юр. лица фирмы».

Метод расчета себестоимости ТМЦ: «По среднему»

Метод учета товара в розничной торговле: «По продажным ценам»

Учитывать НДС: «Нет»

Учитывать НП: «Нет»

Ставка налога с продаж: выбираем «баз налога»

Шаг 10.

Признак управленческого учета: «Основной учет»

Шаг 11. «Параметры основного склада».

Оставить как есть, нажать «Далее»

Шаг 12. «Параметры банковских счетов».

Наименование «Основной»

Валюта: «руб»

Остальные поля не заполнять

Шаг 13. «Готово!».

Оставить как есть, Нажать кнопку «Готово»

Появиться окно «Запись периодических реквизитов» - нажмите «ОК»

 

Проверяем настройки текущего пользователя.

Нажимаем на панели инструментов кнопку . Проверяем настройки. Делаем, как на рисунке. Нажимаем «ОК».

 

Проверяем настройки параметров учета.

Выбираем меню «Сервис» - «Настройка параметров учета». Устанавливаем все, как на картинках снизу.

 

 

 

 

 

 

 

 

Установим параметры показа журнала документов

Меню «Сервис» -> «Параметры…» -> закладка «Журналы»

Устанавливаем «начало интервала» на «начало года».

Настройка и заполнение справочников

 

Настраиваем справочник «Типы цен».

Меню «Справочники» -> «Цены и налоги» -> «Типы цен».

Для закупочных цен устанавливаем значение «руб». Удаляем типы «Мелкооптовые» и «Оптовые». Для розничных устанавливаем значение как на рисунке.

 

Настраиваем справочник «Склады».

Меню «Справочники» -> «Структура компании» -> «Склады».

Добавляем два розничных склада. Должно получиться, как на рисунке.

 

Настраиваем справочник «Кассы».

Меню «Справочники» -> «Структура компании» -> «Кассы».

Добавляем две кассы. Должно получиться, как на рисунке.

 

  

Настраиваем справочник «Контрагенты».

Меню «Справочники» -> «Контрагенты». Там уже созданы три пустые группы: Покупатели, Поставщики, Реализаторы. Группу «Реализаторы» удаляем. В группу покупатели добавляем контрагента с именем «Розничный покупатель», в группу поставщики добавляем контрагента с именем «Первый поставщик».

 

Заполняем справочник «Номенклатура».

Меню «Справочники» -> «Номенклатура». Создаем в справочнике две группы товаров «Консервы» и «Мороженное». Заполняем группы как в таблице.


Наименование
Штрих-код
Группа «Консервы»

Масло растительное Coroli 1Лх12 (соевое)
8710824180308
Майонез провансаль деликатесный 1кг
2400000002871
Помидоры красные в уксусе Eko 680 гр х12
5997476301388
Томаты неочищенные "Хримак" Болгария 680гр
8588000431304
Лечо "Csabai" 720мл
5998304143026
Кетчуп "Балтимор" томатный 550гр
4602244032005
Группа «Мороженое»

Эскимо Молочное б/н 4600625302020
"Лакомка" слив. трубочка в шок. 4600625201071
Сливочное в вафельных стаканчиках. 4600625000667
"Фили" слив. батончик с арахисом 4600625201057
Пломбир с наполн. "КОРОНА" 2400000010944

Прием товара и назначение цен

 

Поступление ТМЦ и задание закупочных цен.

Настройки сделаны. Начинаем учет. Для простоты мы не будем вводить начальные остатки. Начнем с поступления товара от нашего «Первого поставщика».

Создаем наш первый документ «Поступление ТМЦ». Заходим меню -> «Документы» «Поставщики» -> «Поступление ТМЦ (купля-продажа)»

В шапке документа выбираем склад - «Основной», Контрагент – «Первый поставщик», Договор – «Основной договор».

Переходим на вкладку «Табличная часть». Нажимаем кнопку «Подбор». Заполняем всеми товарами, которые есть в справочнике. Количество везде ставим 20 шт. Придумываем цены и заполняем колонку «Цена».

После проставления цен, нажимаем кнопку «Цены…». Выбираем цену закупочную, НДС – нет, НП – нет.

Затем нажимаем «Провести».

 

 Затем нажимам внизу кнопку «Действия» -> «Обновление цен в справочнике». Устанавливаем параметры, как на рисунке, нажимаем «Обновить».

 

 Все, нажимаем «ОК». В журнале документов появится первый документ.

 

Платим поставщику.

 Формируем наш второй документ «Расходный кассовый ордер». Для этого открываем общий журнал документов, кнопка . Ставим курсор мыши на документ «Поступление ТМЦ», нажимаем правую кнопку мыши. Появится всплывающие меню. Выбираем в меню пункт «Ввести на основании» -> далее «Расходный кассовый ордер». Там все уже заполнено: касса – «Основная», поставщик и сумма взяты из документа «Поступление ТМЦ». Нажимаем «ОК», проводим. В журнале появится еще один документ.

 

Задание розничных цен.

Открываем меню «Справочники» -> «Цены и налоги» -> «Формирование цен». Появится обработка «Формирование цен». Ставим галочку на «Розничные», нажимаем «Сформировать». Вид обработки поменяется, и будет выглядеть как на рисунке.

 

Делаем, как на рисунке и нажимаем «Выполнить».

Перемещение товара в магазины

 

Так же как и с предыдущим документом, делаем ввод на основании документа «Поступления ТМЦ». Выбираем новый документ «Перемещение ТМЦ»

Шапка документа: Склад получатель – «Магазин1»

Табличная часть уже заполнена. Ставим везде количество 10 шт.

Нажимаем кнопку «Цены…». Выбираем цену розничную, НДС – нет, НП – нет, нажимаем «OK». Выведется сообщение «Изменен тип цены документа! Пересчитать цены?» - нажимаем «Выполнить». Цены пересчитаются с наценкой 40% на закупочные.

 

Нажимаем «Провести». Создастся еще один документ.

Аналогичным образом создаем перемещение в «Магазин2» на весь оставшийся товар.

Способы учета проданного товара

 

Теперь товар у нас в магазинах есть, можно продавать. После продажи товара надо списать соответствующий товар с розничных складов и оценить прибыль. Конфигурация позволяет проделать это несколькими способами.

  1. Кассир использует для расчета с покупателем обыкновенную автономную кассу или вообще не использует кассы. На бумажке записывает проданный товар. Потом бумажку отдает товароведу, который вводит в программу «1С» проданные товары при помощи документа «Отчет ККМ».
  2. Кассир использует для расчета обыкновенную автономную кассу или вообще без кассы. В офис он передает данные о выручке за смену. Потом в данном магазине делается инвентаризация, т.е. пересчитывается весь оставшийся товар. Данные инвентаризации посылаются в офис. Там на основе двух документов: «Приходный кассовый ордер» и «Продажа по принятой выручке» формируются и проводятся нужные списания.
  3. Кассир торгует с использованием автоматизированной кассы со специальной программой - АРМ кассира. Товар регистрируется при помощи сканера штрих-кода. После окончания смены кассовая программа формирует файл с отчетом о продажах. Этот файл передается в программу 1С, в офис. Товаровед в программе «1С» запускает специальную обработку, которая автоматически формирует и проводит необходимые документы (документ «Отчет ККМ»).
  4. Для расчета с покупателем используется ФР или Чекопечатающая машина. Устройство ФР подключают непосредственно к компьютеру, где установлена программа «1С». Для подключения ФР можно использовать также другой компьютер, который находится в той же локальной сети, что и компьютер «Администратора». Во время продаж кассир запускает специальную обработку, которая позволяет регистрировать покупки сканером штрих-кодов, подсчитывать сдачу и закрывать чек с последующей печатью на ФР. По окончании смены товаровед в программе «1С» запускает специальную обработку, которая автоматически формирует и проводит необходимые документы (документ «Отчет ККМ»).

 

Итак, очевидно, что первый и второй способ ненадежны с точки зрения возможного воровства и трудностей учета. Здесь пропажу товара выявить можно, но очень трудно отследить, когда и что пропало. К тому же, при достаточно большом обороте, такие способы вообще не эффективны и обходятся дороже. Мы в этой статье рассмотрим все четыре способа.

Способ 1. С бумажным списком проданных товаров

 

Допустим что «Магазин1» подал за смену следующие товары.

 

Наименование
Количество
Кетчуп "Балтимор" томатный
5 шт.
Лечо "Csabai"
5 шт.
Майонез провансаль деликатесный
5 шт.
Пломбир с наполн. "КОРОНА"
5 шт.

 

Эти данные передали в офис. Заходим в меню «Документы» -> «Покупатели» -> «Отчет ККМ»

В шапке документа выбираем Склад - «Магазин1», Касса – «Касса1», Контрагент – «Розничный покупатель».

В табличной части документа заносим проданные товары.

 

 

 

Нажимаем кнопку «ОК». В журнале появится документ на 375.00 руб.

  

Заходим в меню «Отчеты» -> «Остатки ТМЦ». Смотрим изменение остатков.

Заходим в меню «Отчеты» -> «Отчет по продажам ТМЦ». Смотрим, какая прибыль.

 

Способ 2. Инвентаризация

 

Удаляем наш последний документ «Отчет ККМ», как будто опять ничего не продано.

Теперь допустим, кассир продал тот же товар. В офис передает следующие данные: значение суммы выручки (375.00 руб.) и список товаров оставшихся на складе «Магазин1». Для этого надо произвести инвентаризацию.

Последовательность действий оператора программы «1С» следующая

- формирует документ «Приходный кассовый ордер» на сумму 375.00 руб.

- формирует документ «Инвентаризация (по рознице)»

- на основе документа «Инвентаризация (по рознице)» формирует документ «Продажа по принятой выручке»

Итак.

Заходим в меню «Документы» -> «Касса» -> «Приходный кассовый ордер».

Выбираем: Касса – «Касса1», Вид оплаты – «Оплата от покупателя», Контрагент – «Розничный покупатель», Сумма – 375.00 руб. Нажимаем «ОК». Получение денег оформили.

 

Теперь заходим в меню «Документы» - «Склад» - «Инвентаризация (по рознице)».

Выбираем: Склад – «Магазин1»

В табличной части нажимаем кнопку «Заполнить» -> «Заполнить». Таблица заполняется товарами на складе. Теперь пересчитаем весь товар в магазине и заполним колонку «Кол. (факт)». Получится как на рисунке. Нажимаем «ОК». Инвентаризация проверена.

 

Теперь ввод нового документа на основании документа «Инвентаризация (по рознице)». Из списка выбор вида документа выбираем «Реализация (розница)». Выбираем: Склад – «Магазин1», Контрагент «Розничный покупатель». Табличная часть уже заполнилась сама. Нажимаем «ОК». Товары списаны.

 

В журнале документов появились новые три документа.

 

Заходим в «Отчеты», смотрим «Остатки ТМЦ», «Отчеты по продажам». Все сходится.

Способ 3. Использование АРМ кассира

 

Удаляем наши последние три документа. Мы будем использовать для примера АРМ «ЛАПА». Хотя можно использовать любой другой. Просто в типовых складских конфигурациях «1С» уже встроено готовое решение для организации обмена через текстовые файлы. Перед использованием этого способа получения отчетов о продажах надо настроить обмен с кассой. Для этого в справочнике «Кассы» для «Касса1» и «Касса2» должен стоять режим «OffLine». К тому же необходимо подключить внешнюю обработку для обработки файлов обмена данными. Вы можете воспользоваться обработкой «Off_spos.ert», которая поставляется вместе с конфигурацией, можете воспользоваться нашей обработкой «Off_lapa.ert», которая мало чем отличается.

 

Внешняя обработка для организации обмена АРМ кассира в 1С

 

Файл «Off_lapa.ert» надо скопировать в каталог с ИБ, в нашем случае «D:\PrimerUcheta\ExtForms\Equip\»

 Теперь заходим в меню «Сервис» - «Настройка торгового оборудования» -> «ККМ OffLine». Ставим галочки на «Касса1» и «Касса2», нажимаем кнопку с тремя точками «…», настраиваем как на рисунке.

  

Каталог обмена выбираем для «Касса1» - «C:\temp1», для «Касса2» «C:\temp2». Естественно, каталоги обмена должны быть предварительно созданы.

Теперь устанавливаем АРМ кассира на этом же или другом компьютере и настраиваем, как описано здесь.

Загружаем товары в кассу. Для этого заходим в меню «Документы» - «Работа с ККМ» - «Загрузка ККМ OffLine». Делаем настройки, как на рисунке, нажимаем «Выполнить».

  

В каталоге «C:\temp1» должен появиться файл «goods.txt». Загружаем этот файл в программу АРМ кассира. В ЛАПЕ это «Сервис» - «Загрузка товаров (файл)». Если у вас обе программы находятся в одной локальной сети, то загрузка произойдет автоматически.

Теперь кассир продает при помощи сканера штирх-кодов наши товары. Покупатель получает примерно вот такой чек.

  

По окончании смены кассир снимает Z-отчет из программы АРМ кассира и делает «Выгрузку продаж (файл)». При этом в каталоге «C:\temp1» должен появиться файл «report.txt».

Теперь запускаем «1С». Выбираем меню «Документы» - «Работа с ККМ» - «Закрытие кассовой смены». Делаем настройки как на рисунке, нажимаем «Сформировать».

  

Произойдет обработка файла отчета о продажах «report.txt», затем автоматически создастся и проведется документ «Отчет ККМ», аналогичный из способа №1.

  

Заходим в «Отчеты», смотрим «Остатки ТМЦ», «Отчеты по продажам». Все сходится.

Способ 4. Подключение ФР напрямую к «1С»

 

Этот способ хорош, если между офисом и Рабочим Местом Кассира есть локальная компьютерная сеть. Нагрузка на кассу должна быть небольшая. Последовательность работы следующая.

Удаляем последний документ «Отчет ККМ»

Открываем справочник «Кассы», Меняем режимы работы «Касса1» с «OffLine» на «ФР»

Мы будем использовать для примера ФР «FPrint-5200». Можно использовать любой другой (желательно производства ШТРИХ или АТОЛ). Для правильной работы с ФР необходимо наличие драйвера ФР. Для этого вы должны скопировать в каталог с ИБ файлы драйвера.

 

Файлы необходимые для подключения ФР производства АТОЛ

Файлы необходимые для подключения ФР производства ШТРИХ

 

Теперь выгружаем «1С» и запускаем снова. Входим под пользователем «ОператорККМ». Это нужно для того, чтобы новый пользователь автоматически зарегистрировался в справочнике «Пользователи»

Теперь снова перезапускаем «1С» и заходим под пользователем «Администратор». Заходим в меню «Сервис» - «Настройка торгового оборудования» - «Фискальный регистратор» (ФР должен быть подключен кабелем к компьютеру). Делаем настройки как на рисунке, нажимаем «Подключить».

 

 

 

Теперь переходим в меню «Сервис» - «Параметры». Там должна появиться вкладка «Драйвер ККМ». Нажимаем кнопку «Проверка связи». Если связи нет, нажимаем «Поиск оборудования». Нажимаем «ОК». ФР подключен.

 

 

 Теперь заходим в меню «Справочники» - «Структура компании» - «Пользователи». Выбираем пользователя «ОператорККМ». Устанавливаем параметры, как на рисунке.

 

 

 

Теперь выгружаем «1С». Заходим как «ОператорККМ». Открываем меню «Журнал чеков ККМ», создаем новый чек. Заполняем как на рисунке. Для заполнения можно использовать сканер штрих-кодов, если подключены.

 

 Нажимаем «ОК». На ФР распечатается чек.

 

Теперь перезагружаем «1С», и заходим как «Администратор». Заходим в меню «Документы» - «Работа с ККМ» - «Закрытие кассовой смены». Делаем как на рисунке, нажимаем «Сформировать».

  

При этом на ФР автоматически произойдет печать Z-отчета и автоматически создастся и проведется документ «Отчет ККМ», аналогичный из способа №1.

  

 

Заходим в «Отчеты», смотрим «Остатки ТМЦ», «Отчеты по продажам». Все сходится.


Наверх

Обратная связь

Имя:


Телефон:


E-Mail:


Текст сообщения: